利用WORD文檔提高審計報告編排效率

　　撰寫審計報告是審計人員的日常重要工作之一。目前，絕大多數(shù)人都是利用WORD軟件進(jìn)行編寫排版。筆者在實踐中曾嘗試過，利用WORD中自帶的一些功能，有效地提高了審計報告的編排速度。

　　一、 項目編號功能的應(yīng)用

　　在應(yīng)用WORD撰寫審計報告時，筆者發(fā)現(xiàn)好多人不愿用WORD里的項目符號自動編號功能，往往把這項功能取消，原因是在利用此項功能后，常常會碰到整個版面不符合中文報告每段只需首行縮進(jìn)2個字符的習(xí)慣，結(jié)果，干脆就用手工輸入編號，顯然這樣就要多花些時間。值得一提的是，審計人員撰寫的審計報告，還要不斷進(jìn)行修改，尤其是審計發(fā)現(xiàn)的問題里至少羅列了好幾點，若要調(diào)整問題的主次，就得每次對每一段落重新修改編號，這就影響了審計工作效率。因此，我們應(yīng)充分利用WORD中的項目自動編碼這項功能，只要我們按照中文報告的習(xí)慣自行定義格式，就能達(dá)到我們的要求。方法是：

　　1、點擊菜單欄中的“格式”菜單——“項目編碼和符號”，出現(xiàn)項目編碼和符號對話框，選取“多級符號”，選中任一有編號的方框，再點擊“自定義”按鈕。

　　2、在出現(xiàn)的“自定義多級符號列表”中，我們可以進(jìn)行以下定義。

　�。�1） 定義級別。先選中級別“1”，后將編號樣式選為“一、二、三……”，再將其編號格式定為“一、”，起始編號選為“1”；

　　（2） 設(shè)定文檔位置。先在編號位置下方選取“左對齊”，然后將對齊位置設(shè)定為1.1厘米（2個三號字符），文字位置中的“縮進(jìn)位置”設(shè)為0，這樣就完成了第一級別的設(shè)置。

　�。�3） 對于后幾個級別的設(shè)置，只要更改級別編號樣式和編號格式就可以了，如級別2，其編號樣式選為“一、二、三……”，編號格式定為“（一）”；級別3，其編號樣式選為“1，2，3……”，其編號格式為“1.”；級別4，其編號樣式選為“1，2，3……”，其編號格式定為“（1）”（這種格式符合國家公文規(guī)范要求），后幾個級別的文檔位置與第一級別設(shè)置相同，當(dāng)然你也可多設(shè)幾個級別。

　　在完成了級別的所有設(shè)置之后，我們在撰寫報告時，只需選中自定義的樣式即可，若要在級別之間轉(zhuǎn)換，只要點擊工具欄上的“減少縮進(jìn)量”或“增加縮進(jìn)量”這兩個按鈕（位于項目符號按鈕的右邊）；若不需要編號，則按下項目符號按鈕即可。用上自動編號后，在修改調(diào)整審計報告所列問題的順序時，就顯得非常方便，無需手工重新編號。

　　二、 自動功能的應(yīng)用

　　應(yīng)用自動更正功能，能提高輸入速度，這里舉兩個例子說明。

　　1、金額中的小數(shù)點輸入。平時我們輸入中文漢字時，輸入法中的標(biāo)點方式一般是在中文狀態(tài)下，這樣輸入“。”，顯示出來的就是中文的句號“�！薄�審計報告中經(jīng)常涉及帶有小數(shù)點的金額，例如要輸入“123.45”萬元，多數(shù)人在輸入小數(shù)點前會將標(biāo)點方式切換到英文狀態(tài)下，然后再輸入“�！保�但是一篇審計報告涉及的小數(shù)點數(shù)字太多，用這種方法要經(jīng)常進(jìn)行標(biāo)點方式切換，顯然影響了輸入速度。現(xiàn)在有了一個快速的輸入方法，在不切換的條件下，只要點兩下“�！辨I即可。方法是：

　　（1） 打開WORD文檔，點擊菜單欄中的“插入”——“自動圖文集（A）”——“自動圖文集（X）”；

　�。�2） 出現(xiàn)自動更正對話框，選擇“自動更正”，在“替換”下方空白欄中用中文標(biāo)點輸入兩個“……”在“替換為”下方空白欄中用英文標(biāo)點輸入“�！保�點擊“添加”按鈕，然后確定即可。一次設(shè)定，受用無窮。這種設(shè)定后的替換功能在EXCEL中也可通用。

　　2、常用審計術(shù)語的定義。審計報告中常常使用一些字?jǐn)?shù)較多的審計術(shù)語，為了提高速度，建議使用“自動圖文集”功能。方法是：

　　（1） 在WORD中，先將常用的審計術(shù)語錄入，如輸入“預(yù)算執(zhí)行情況審計”，選中這幾個字，同時按下ALT和F3；

　　（2） 出現(xiàn)了“創(chuàng)建自動圖文集”對話框，此時輸入的詞匯已自動顯示在對話框中，按“確定”即可。

　　審計人員以后在審計報告中涉及這一詞組時，只要輸入完“預(yù)”字后按F3即可把“預(yù)算執(zhí)行情況審計”自動輸入。同樣，你也可以定義自己常用的詞匯，這種方法對一些常用較長的詞匯尤其適用。